domenica 19 febbraio 2012

Conservazione sostitutiva: principali regole tecniche

Conservazione sostitutiva
Abbiamo visto quanto sia economicamente vantaggioso per un'azienda passare dal ciclo cartaceo alla Conservazione Sostitutiva.
Vediamo ora le principali regole tecnico/legali che permettono la dematerializzazione degli archivi documentali:
I documenti sostituibili
Uno degli aspetti più importanti è la distinzione, chiave per l'iter della dematerializzazione, fra originali «unici» e «non unici». Per i secondi, la maggior parte di quelli nominati, potendosi risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti conservati obbligatoriamente anche da terzi, non è necessaria la collaborazione di un pubblico ufficiale; unici invece, ad esempio, i libri sociali per le parti non risultanti da verbale notarile o non depositate al Registro delle imprese.
Ulteriore particolarità, sempre in tema di oggetto della digitalizzazione, è quella dei documenti doganali: ad essi, per esplicita previsione, non può applicarsi il dm 23/01/04 e, quindi, non sarebbero suscettibili di conservazione sostitutiva.

Le fasi della conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva di documenti analogici non prevede, differentemente dal caso degli informatici ab origine, tempi stringenti: fino a quando il processo non è completato, infatti, il contribuente mantiene il cartaceo non pregiudicando così il potere di controllo dell'amministrazione finanziaria. La conservazione sostitutiva, inoltre, può essere limitata a una o più tipologie di documenti; deve in ogni caso assicurare l'ordine cronologico e riferirsi all'intero periodo d'imposta.
Il primo step consiste, ai sensi dell'art. 4 del dm 23/01/04, nella memorizzazione: è necessario, ossia, formare una copia digitale del documento. Una prima soluzione consiste nella scansione, facendo particolare attenzione a risoluzione e profondità di colore; l'alternativa consiste, qualora il cartaceo sia generabile mediante computer, nel reindirizzare la sua stampa su file. Nel caso delle fatture d'acquisto, ad esempio, sarà necessaria la scansione; nel caso di quelle emesse o del libro giornale, invece, si potrà evitare l'acquisizione ottica salvando direttamente nel formato d'archiviazione. La copia digitale dovrà, in ogni caso, essere statica e rappresentare fedelmente il cartaceo; discussa è la necessità dell'apposizione, appunto in sede di memorizzazione, di riferimento temporale e firma digitale necessari, invece, per i documenti informatici ab origine. Il secondo passaggio è quello dell'archiviazione. Non basta avere una fedele rappresentazione digitale dei documenti, è necessaria una loro organizzazione logica tale non solo da rintracciarli ed esibirli bensì capace di effettuare ricerche ed estrazioni in relazione al cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data e loro associazioni. Ci si dovrebbe affidare, in definitiva, a un vero e proprio software di gestione documentale in grado di estrarre, magari grazie all'ausilio di tecnologie ocr, ed elaborare tali informazioni anche da file che potrebbero pure essere esclusivamente in bitmap.
Il terzo e ultimo passaggio è quello della conservazione. Consiste, citando il secondo comma dell'art. 2 del dm 23/01/04, nella «sottoscrizione elettronica» e nella «apposizione della marca temporale [_] sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione». Si può quindi scegliere se firmare e marcare l'insieme dei documenti oppure una o più impronte da questi derivate: la seconda soluzione sarà indubbiamente preferita poiché strumentale all'adempimento di cui all'art. 5 del decreto in parola.
La distruzione dei documenti cartacei potrà avvenire solo al completamento, nel rispetto di quanto disposto dall'art. 4 del dm 23/01/04, della procedura appena illustrata. Il contribuente dovrà comunque garantire l'integrità nel tempo dell'archivio informatico, quantomeno per il termine di dieci anni previsto dalla disciplina civilistica.

CD Bergamo sta analizzando diverse soluzioni che risolvono le problematiche di dematerializzazione e conservazione, ed una di esse è la soluzione proposta da Alfresco.
Alfresco è una soluzione Open Source utilizzata da migliaglia di aziende in tutto il mondo
Appena pronti vi comunicheremo la nostra esperienza con il prodotto.